Digitalisering effektiviserar upphandlingar

Hansels vision är att vara en förnyare av upphandlingsverksamheten och ett av dess centrala mål är att påskynda digitaliseringen. I syfte att uppnå detta mål utfördes arbete inom ramen för Handi-programmet, som lyder under finansministeriet. Med de nya verksamhetsmodellerna förenklas och harmoniseras upphandlingsprocessen. De åtgärder som Hansel vidtog år 2017 i anknytning till detta var bland annat att utveckla Hanki-tjänsten för elektronisk konkurrensutsättning, automatisera kontrollen av myndighetsuppgifter, inrätta upphandlingsverksamhet som en tjänst-modellen och publicera uppgifter om statens upphandlingar i tjänsten Tutkihankintoja.fi, som behandlas närmare i avsnittet om öppenhet.

Handledning i elektronisk konkurrensutsättning

Hanki-tjänsten, som möjliggör elektroniska upphandlingar, var i användning för andra året. I januari uppgick antalet användare till 69 och i slutet av året redan till 95 organisationer. Under motsvarande tidpunkter hade 300 och över 2 000 anbudsbegäran lämnats via tjänsten. Idrifttagandet och utvecklingsarbetet fortsatte att vara aktivt. Vid årsskiftet var det aktuellt att överföra miniupphandlingsmaterial till systemet och att bygga ett dynamiskt upphandlingssystem i Hanki-tjänsten.

Under årets lopp ordnades kliniker för elektronisk konkurrensutsättning för de upphandlande enheterna, i vilka över 150 aktörer som var intresserade av Hanki-tjänsten deltog. Vid evenemangen behandlades ärenden som kunder som ordnar konkurrensutsättning lyft fram, till exempel vad som setts som en bra verksamhetsmodell. Hanki-klinikerna och övriga informationssnuttar delas också per video. Till stöd för idrifttagandet av elektronisk konkurrensutsättning inrättades också en Yammer-grupp, där över 300 användare snabbt fått information om och fört en debatt om Hanki-tjänsten.

Myndighetsuppgifter automatiskt till konkurrensutsättningssystemet

Kontrollen av myndighetsuppgifter i anknytning till offentliga upphandlingar automatiserades under år 2017. Reformen minskar avsevärt arbetsmängden vad gäller de offentliga upphandlingarna, vars värde uppgår till cirka 30 miljarder. Finland automatiserade kontrollen av myndighetsuppgifter som första EU-stat.

I och med automatiseringen har offentlig konkurrensutsättning också blivit enklare och flexiblare med tanke på såväl upphandlare som leverantörer, då det inte längre är nödvändigt att separat foga de uppgifter som redan finns i myndighetsregistret till anbud. Kontrollen omfattar bland annat betalningen av skatter och socialskyddsavgifter, och det elektroniska systemet verifierar riktigheten i de uppgifter som leverantörerna överlämnat i slutet av konkurrensutsättningen.

Efter ändringen av upphandlingslagen år 2017 har det varit nödvändigt för de upphandlade enheterna att i det elektroniska konkurrensutsättningssystemet använda det gemensamma europeiska upphandlingsdokumentet. I Finland används samma konkurrensutsättningssystem i kommunerna och i statsförvaltningen, varför den automatiska kontrollen av myndighetsuppgifter nu används i alla nationella konkurrensutsättningar av offentliga upphandlingar som överskrider EU-tröskelvärdet. Utbildningarna i systemet för över 200 personer genomfördes som ett samarbete mellan Hansel och KL-Kuntahankinnat.

Projektet för elektronisk kontroll av myndighetsuppgifter fick finansiering ur Fonden för ett sammanlänkat Europa, och det är en del av spetsprojekthelheten Offentliga tjänster digitaliseras.