Nya lösningar för gamla utmaningar

Såväl offentlig upphandling enligt upphandlingslagen som verksamhetsprinciperna för samordnade upphandlingar är förknippade med omständigheter som kunderna och leverantörerna kan uppleva som icke-flexibla eller diffusa. Hansel svarar på utmaningarna genom att delta i utvecklingen av upphandlingskompetensen, men också genom att förankra nya elektroniska arbetssätt för upphandlande organisationers och leverantörers bruk.

Hansels kunder framför ofta önskemål om flexibilitet och möjlighet att skräddarsy ramavtalen i stället för ett färdigt servicepaket.

”Utbud av skräddarsydda ramavtal blir möjligt till exempel med egna förenklade upphandlingar hos kunderna. Konkurrensutsättningsprocessen för förenklade upphandlingar kan dock ses som besvärlig. Vi har svarat på kundernas behov genom att erbjuda våra kunder stöd för förenklade upphandlingar, och Hansel kan ordna en förenklade upphandling också helt och hållet för en kunds räkning”, berättar kategoridirektör Susanna Närvänen.

Den administrativa börda som förenklade upphandlingar orsakar minskar under år 2018, eftersom det blir möjligt att genomföra förenklade upphandlingar elektroniskt i Hanki-tjänsten. I framtiden kommer genomförandet av samordnade upphandlingar med dynamiska upphandlingssystem att utöka möjligheterna att skräddarsy samordnade upphandlingar efter varje kunds behov, eftersom DPS ger mer utrymme för definition av upphandlingsobjektet i förhållande till ett ramavtal.

DPS medför en förändring också vad gäller den statiska karaktären på ramavtalen, i synnerhet från leverantörernas synvinkel, eftersom det dynamiska upphandlingssystem som administreras i Hanki-tjänsten möjliggör att man blir leverantör i ett ramavtal under ramavtalets giltighetstid.

Allt kan inte påverkas, men så gott som allt kan göras flexiblare

Den vanligaste kritik som Hansel får av sina leverantörer är att det upplevs att för stort fokus ligger på priset och för liten på kvaliteten i konkurrensutsättningarna. Det önskas också att innovationer beaktas i högre grad i konkurrensutsättningarna.

”Alla konkurrensutsättningar av ramavtal görs framför allt med tanke på kundbehovet, och innovationer beaktas i den mån som det är möjligt. Utmaningarna i beaktandet av innovationer och i vissa fall också av kvaliteten är att anbuden sinsemellan ska vara jämförbara.”

Offentliga upphandlingar påverkas också av omständigheter som är oberoende av Hansel, såsom det faktum att det gemensamma europeiska upphandlingsdokumentet, det vill säga ESPD, blivit obligatoriskt att använda i offentliga upphandlingar. Det av Hansel ledda EU-projektet eNEST utvecklade processen för elektronisk konkurrensutsättning och gjorde användningen av upphandlingsdokumentet mer flexibel genom att digitalisera det.

Själva elektroniska konkurrensutsättningen har tagits emot väldigt väl såväl bland kunder som bland leverantörer.

”Övergången av konkurrensutsättningar till en elektronisk process har avsevärt minskat den administrativa börda som av tradition kopplats till offentliga upphandlingar och upplevts som tung. Övergången till en elektronisk process spar på tid, besvär och papper för parterna i en konkurrensutsättning”, säger Susanna Närvänen.

Hanki-tjänsten är avgiftsfri för anbudslämnarna och för kunderna kostar användningen 100 euro per månad. Det är inte nödvändigt att separat betala för användningen av det elektroniska konkurrensutsättningssystem som används i Hansels konkurrensutsättningstjänst.