Yrkeskunniga personer med en kompetens som man vågar stöda sig på

Konkurrensutsättningar av informationssystem flyter inte alltid på som i finlandssvenska underhållsprogram, men de upphandlingsprojekt som genomfördes hos Haaga-Helia med stöd av Hansel fick ett positiv utfall såväl för genomförarna som för de framtida användarna av systemen.

Gedigen expertis undanröjde extra orosmoment

Yrkeshögskolan Haaga-Helia upphandlade i början av sommaren 2017 två betydande informationssystem. Omfattande HR- och projekthanteringssystem konkurrensutsattes med Hansels stöd. Tack vare detta kunde Haaga-Helias experter koncentrera sig på sin kärnkompetens.

Kraven på Haaga-Helias nya projekthanteringssystem var många: med ett och samma system skulle det vara möjligt att administrera hela projektportföljer och enskilda projekt. Det önskades att detta enda system omfattar också resurstilldelning, tidsplanering, arkivering och uppföljning av tidsanvändningen.

Innovationsdirekör Jatta Jussila-Suokas, som tidigare jobbat inom den privata sektorn, berättar att offentlig upphandling ännu senaste vår var okänd mark för henne.

”Innan konkurrensutsättningen inleddes ägnade vi ett halvt år att definiera kraven på systemen. Efter ett skede som visat sig vara utmanande, föreslog vår jurist att vi kontaktar Hansel. Hansel var inte en partner som jag kände från tidigare, varför jag inte visste vad jag skulle vänta mig.”

Hansel fick till uppgift att med framgång föra upphandlingen i mål. Det team som utgjordes av konkurrensutsättningskonsulten och upphandlingsjuristen såg till att konkurrensutsättningen sköttes enligt lagstiftningen. Också de handlingar som hör till anbudsbegäran, avtalsvillkoren och övriga avtalstekniska ärenden gick via Hansel.

”Konkurrensutsättningskonsulten kunde se på upphandlingen med externa ögon, och göra bra preciseringar till exempel vad gäller ordalydelser. I synnerhet i skapandet av den poängsättningsmodell som användes i konkurrensutsättningen var Hansel till stor hjälp, och vi hade inte klarat av detta ensamma.”

För en gångs skull bara en roll

I upphandlingsprojektet blev Haaga-Helias roll att fundera på allt man önskade av projekthanteringssystemet. Jatta Jussila-Suokas berättar att arbetsbördan lättades avsevärt av att någon annan funderade på och skötte själva konkurrensutsättningen.

”Jag har i flera års tid lett stora forskningshelheter och utifrån min bakgrund kan jag konstatera att projektet leddes väldigt skickligt. Jag fick inneha en ren expertroll, och jag kunde redan under konkurrensutsättningen lita på att det i efterskott inte kommer att finnas något som upphandlingsprocessen kan kritiseras för.”

Som ett resultat av konkurrensutsättningen fick Haaga-Helia en mångsidig mjukvara och en leverantör som förstår användarnas behov.

”Offentlig upphandling är en krävande process, men vår konkurrensutsättning fick till slut ett fullständigt utfall. Så här i efterskott kan jag säga att det enda jag skulle göra annorlunda är att ta med Hansel tidigare, då vi inte hade lämnat och kämpat med definitionerna ensamma under en så lång tid. Om jag i framtiden står inför en upphandling av motsvarande storleksklass, ringer jag säkert samma människor.”

Överraskande rolig upphandling

HR-expert Sanna Nurminen fungerar som projektchef för upphandlingen och idrifttagandet av Haaga-Helias nya HR-informationssystem. Det förväntades att systemet skulle kunna svara på mångsidiga behov hos en HR-enhet som har hand om över 630 anställda, och att det gör HR-processerna smidigare med digitala lösningar.

”Vi ville ha ett kundorienterat system, som främjar uppnåendet av våra strategiska mål och möjliggör till exempel bättre utnyttjande av personalens kompetens”, berättar Sanna Nurminen.

Hansel togs med redan i det inledande skedet av projektet. Vi ville genomföra upphandlingen med snabb tidtabell.

”När vi berättade om vårt önskemål om en relativt snäv tidtabell muttrade ingen, utan man började främja projektet med raska tag och positiva tongångar. Hansels kommunikation var väldigt förutseende, varför det var enkelt att vara kund. Under den intensivaste perioden hade vi möten varje fredag, men veckans sista möte hölls dock i en produktiv och rolig stämning”, berättar Sanna.

Anbudspaketet blev 100-sidor långt. De obligatoriska kraven på systemet uppgick till slut till över 200, trots att de under den tekniska dialogen minskade från det ursprungliga antalet. Sanna Nurminen berättar att materialet varit till väsentlig nytta i samband med idrifttagandet av systemet.

Vad står i tur att konkurrensutsättas?

Haaga-Helias nya HR-system erbjuder stöd för anställningsförhållandet under hela livscykeln, från rekrytering till ett arbetsintyg via kompetensutveckling.

”I samarbetet med Hansel lärde jag mig mycket nytt om offentlig upphandling och jag rekommenderar varmt att göra upphandlingar med stöd av Hansel. Vid det sista upphandlingsmötet tänkte jag att det här är ju trevligt, vad står i tur att konkurrensutsättas?’”